Para obter um fluxo de trabalho coeso e eficiente, é necessário que alguns pontos sejam identificados - e acredite, sua empresa dará sinais de que precisa de métodos mais ágeis e descomplicados. Você saberá por meio de dificuldades na rotina quais são os pontos que precisam de atenção.
É importante dizer que o crescimento de uma empresa depende muito da visão holística por parte dos empreendedores e gestores responsáveis. Além disso, os processos podem ser modernizados contando com o feedback dos colaboradores de cada setor, que estão literalmente com a “mão na massa” e poderão dizer com propriedade quais são os problemas que precisam de mais atenção.
Em todo caso, fique atento aos tópicos a seguir para perceber o grau de urgência que sua empresa tem hoje para ter soluções mais modernas e práticas no dia a dia.
1. Quantidade excessiva de papéis
Existem alguns ramos de atuação em que manusear uma grande quantidade de papéis é necessária, como processos em escritórios de advocacia, por exemplo. Contudo, é comum que várias empresas ainda utilizem papéis para controle de caixa, recados, anotações, marcação de ponto dos colaboradores, entre outros.
Esse pode ser um sinal de que você precisa modernizar algumas atividades da empresa, com softwares de gestão e outras ferramentas de gerenciamento de tarefas que podem substituir a papelada. Além de colaborar com o meio ambiente, ferramentas online possibilitam facilidade de acesso em sistemas em nuvem e organização de dados importantes, sem correr o risco de perder algo pelo caminho.
Busque soluções alternativas de serviços online para otimizar essas atividades, que ainda podem fazer com que os gestores e colaboradores economizem muito tempo para realização dessas e outras tarefas.
2. Tarefas que demandam mais tempo do que o necessário
Esse problema pode ser uma das consequências quando se trabalha de uma maneira ineficiente, pois as atividades costumam demorar muito mais tempo do que o necessário para serem concluídas. Também pudera, pois a exemplo de uma empresa que registra o ponto de todos os colaboradores em folhas ou cartão ponto físico, o tempo gasto para o fechamento mensal das horas e respectivos pagamentos se estenderá consideravelmente. A solução para uma situação como essa, por exemplo, é o uso de aplicativos e softwares de fechamento de ponto online como disponibilizado pela empresa Pontomais Web, onde o gestor tem total controle sobre a jornada de trabalho de seus colaboradores, além de painéis de desempenho, relação de horas extras, anexo de justificativas de faltas e atrasos, entre outros.
3. Descontrole sobre a produtividade da equipe
Trabalhar como uma equipe engajada e produtiva requer atenção dos líderes e gestores para que possam delegar as tarefas ideais para cada tipo de colaborador. Colocar uma pessoa para executar uma função apenas por hábito pode ser um erro quando o administrador não sabe quais são as especialidades de cada membro do time. Painéis de controle de produtividade podem auxiliar na delegação de tarefas e otimizar o tempo de todos os envolvidos em qualquer atividade.
4. Burocratização
Se você percebe que tarefas simples começam a se complicar muito até a resolução, ou precisam passar por muitas pessoas diferentes até ser concluída, certifique-se de que você mesmo não está tornando tudo muito burocrático e minando a produtividade e agilidade das tarefas. Geralmente, a ideia inicial é realmente otimizar os processos e aumentar a qualidade dos resultados, mas por uma série de motivos esses fluxos extensos podem acabar dificultando algo que pode ser resolvido de uma forma mais direta e moderna. Novamente, a sugestão é buscar por ferramentas e métodos que agilizem a execução otimizando o tempo, que poderá ser aplicado em funções que realmente não podem ser resolvidas rapidamente.
5. Aversão à tecnologia
Não são em todos os casos, mas esse aspecto geralmente está ligado à empresas familiares que tem modos de trabalho obsoletos mas que deram certo por um tempo, e por isso são resistentes à modernização de atividades simples, como o próprio fechamento de ponto como citado anteriormente. Muitas vezes, resistir às mudanças é perigoso pois atrasa a empresa e a coloca muito atrás de seus concorrentes, que podem ter uma visão mais aberta à tecnologia e uso de ferramentas que facilitam a gestão das mais diversas áreas da empresa. Pesquisar é necessário para que os gestores encontrem as melhores soluções - como aplicativos de ponto online como Pontomais, e o que mais for necessário para melhorar a produtividade e otimizar o tempo de todos os colaboradores.
Independente do tamanho da sua empresa, inovar e modernizar seus processos internos é fundamental para crescer, não só em faturamento mas em gestão de pessoas e comunicação. Muitas vezes algo que causa muita dor de cabeça pode ser resolvido de uma maneira simples, moderna e com ótimo custo-benefício.
Esteja atento aos sinais que sua empresa está emitindo e não tenha medo de renovar alguns métodos, modernizar é preciso e todos saem ganhando.
