BackOffice trouxe ganhos intangíveis, como aumento da capacidade analítica, e melhor fluxo de informação entre pacientes e operadora

Imagine um sistema capaz de gerar, todos os meses, economias de R$ 423 mil, apesar de o desenvolvimento da solução tecnológica ter custado apenas R$ 96 mil. Pois estes números são reais, e foram registrados pela Unimed Vitória com a adoção do Backoffice de Perícia Médica. A solução foi criada para automatizar e aperfeiçoar o gerenciamento das auditorias relacionadas às solicitações de internação.

Segundo o diretor-presidente da cooperativa, Márcio Almeida, o projeto trouxe um retorno “muito além do esperado”. Nos primeiros oito meses (sendo seis deles de operação assistida), foram economizados R$ 3,4 milhões. Houve ainda ganhos intangíveis, incluindo o aumento da capacidade analítica da equipe técnica e administrativa da Unimed Vitória, melhor fluxo interno de informação entre as áreas e entre pacientes e operadora.

Outro benefício importante, inclusive em aspectos regulatórios, é a redução do tempo de resposta aos pacientes nos postos de atendimento. Ele trabalha a partir de critérios automatizados baseados naquilo que é caro ao negócio. Segundo a cooperativa, o sistema facilita o rastreio da documentação dos procedimentos pelos médicos auditores. O auditor pode iniciar, executar e concluir um processo e consultar o histórico de avaliações e decisões posteriores em um único console.

Este era justamente o problema a ser combatido: antes do Backoffice, o controle e a auditoria das documentações encaminhadas à Unimed Vitória para internação e perícias era feito por e-mails e planilhas de Excel. O procedimento quase artesanal causava prejuízo pela exigência de retrabalho. Solicitações já auditadas precisavam ser costumeiramente revistas por outros auditores, não raramente resultando em decisões divergentes para casos semelhantes.
Com a automatização das regras de auditoria, infrações começaram a ser identificadas praticamente em tempo real.

Trabalho
Foram investidas cerca de 720 horas em desenvolvimento interno e programação do Backoffice de Perícia Médica. Da Unimed, um time multidisciplinar de analistas de quatro áreas de negócio (gerência de operações, regulação, relacionamento com os clientes e tecnologia) se envolveram. Três especialistas da LCR Informática, de Sorocaba (SP), experts em sistemas de apoio a gestão da saúde, participaram de todas as fases do projeto, desde a especificação dos requisitos até o desenvolvimento dos códigos fontes e homologação no ambiente da Unimed Vitória. Dois deles continuam alocados fisicamente na cooperativa, fazendo a manutenção dos sistemas existentes.

Mas por que desenvolver internamente ao invés de comprar um software pronto? “O mercado de software de saúde é carente de soluções flexíveis e empresas que prestem um atendimento tempestivo e de qualidade às operadoras”, responde Marcus Tanure, diretor administrativo-financeiro da Unimed Vitória. “Os novos softwares devem ser integrados àqueles já em produção, especialmente ao ERP que utilizamos atualmente.”

O executivo enumera outras vantagens da criação interna da ferramenta: agilidade no desenvolvimento, implantação e manutenção do sistema, maior qualidade e aderência do produto, apropriação do código fonte – “podemos vender nossos sistemas a outras operadoras de planos de saúde, se assim desejarmos”, explica Tanure – menores gastos na implementação e na manutenção, e maior adequação às particularidades do negócio da Unimed Vitória.

O cronograma estimado para criação e implantação foi excedido em cerca de dez meses, seis deles dedicados à operação assistida – muito embora esta etapa imprevista tenha fornecido os subsídios financeiros necessários para dar à área de negócios e à diretoria da cooperativa a medida da necessidade do projeto.

Este estouro do prazo decorreu de um grande desafio enfrentado pela Unimed Vitória: a falta de aderência dos médicos auditores no desenvolvimento da solução. Por atuarem remotamente e raramente comparecerem à sede da Unimed, onde o projeto foi desenvolvido, os médicos participaram do desenvolvimento a um ritmo mais lento do que o planejado. A decisão tomada pelo departamento de TI permitiu a participação dos auditores, mesmo com contatos mais curtos.

Apesar do atraso do cronograma inicial, a integração destes médicos foi considerada determinante para o sucesso do sistema e para a satisfação dos usuários finais, ou seja, os próprios auditores. “A TI é parte fundamental da estratégia da Unimed Vitória, uma vez que quase a integralidade dos projetos estratégicos desenvolvidos pela cooperativa demanda soluções tecnológicas”, diz Tanure.