No universo judiciário, a situação é semelhante. Processos envolvem pilhas de papeis. É rotina para estagiários ou jovens advogados perder tempo precioso durante o interminável ir e vir ir e vir em fóruns para levar e trazer documentos. Isso sem contar o quão trabalhosa é a busca de informações específicas em centenas, às vezes milhares de páginas que envolvem um grande processo.

Problemas semelhantes ocorrem em hospitais, bibliotecas e outros órgãos públicos. Em tempos em que as cartas estão cada vez mais virando coisa do passado, fazendo dos Correios um grande serviço de entrega de mercadorias compradas pela internet, e em que alguns estados estão aceitando a carteira de motorista apresentada na tela de um telefone celular como documento oficial, a digitalização em massa de documentos precisa chegar a todas as repartições públicas.

O benefício mais evidente com a implementação dessa ação é o ganho de tempo. Com a simples inserção de uma palavra-chave na tela do computador, milhões de documentos são consultados simultaneamente. É o equivalente a comparar o tempo que se demora para encontrar uma informação específica em um mecanismo de busca de internet, como o Google, ou consultando os verbetes de uma grande enciclopédia física. Somado a isso, está o fato de que os dados podem ser consultados a qualquer hora e lugar por meio de dispositivos móveis, como um celular ou tablet, e ainda são rapidamente enviados via internet.

Há ainda um fator importante a ser considerado: a segurança na informação. “Dados armazenados em papel podem ser danificados pela ação do tempo, perdidos em incêndios ou enchentes, roubados ou indevidamente consultados”, diz Paulo Fernandes – Diretor de Negócios para América Latina da Alaris, companhia líder de mercado como provedora de soluções de captura da informação.“A informação digitalizada fica armazenada em nuvem, o que impede danos físicos, e possui altíssimos níveis de criptografia, permitindo que seja lida apenas por pessoas autorizadas”.

Digitalizar, portanto, significa dar mais agilidade a processos e proteção aos dados da população como um todo, enormes benefícios para uma sociedade que está cada vez mais exigente com melhorias de serviços públicos.